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4 consejos prácticos para organizar mejor tu tiempo

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Tabla de contenidos

Hoy venimos a hablaros de uno de los grandes dramas del Siglo XXI:

la sensación de no tener tiempo.

 

Y queremos que analices esta premisa con objetividad, pues esa percepción que tenemos se tiene que quedar en eso, en una sensación. El día tiene 24 horas para todo el mundo, vivas dónde vivas, te levantes a la hora que te levantes y te dediques a lo que te dediques.

Existe un concepto del gran Steven Covey que está directamente relacionado con esto que os estamos contando. Se trata de uno de los pilares que trata en  su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” (libro que, por supuesto, te recomendamos encarecidamente) y consiste en la consecución de objetivos  utilizando como herramientas una buena organización y una escala perfectamente definida en la que reine la prioridad de cada uno de los checks que tienes que marcar.

En resumen: llevar a cabo tus tareas

con cabeza.

La ejemplificación gráfica de este concepto nos parece maravillosa. Es sencilla y evidente, perfecta para ser entendida y ejecutada desde que la conozcas.

  1. Cada día tienes un recipiente que llenar.
  2. Tu día estaría completo si al finalizarlo este recipiente se encuentra lleno.
  3. Cada tarea es una roca. Cuanto más importante la tarea, más grande la roca.

En este vídeo se expresa de una forma muy clara:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=43&v=fmV0gXpXwDU&feature=emb_title

Si te pasas el día llenando el cubo con piedras pequeñas, las grandes (y más importantes) difícilmente encajarán. En otras palabras, te costará mucho más encontrar ese hueco tan necesario para quitarte de encima esos asuntos tanto ocupan (en tu cabeza y en tu recipiente)

Sin embargo, cuando empiezas con la grande, aún te quedará espacio para rellenar esos espacios con arena: esas pequeñas tareas menos importantes que aún así aumentarán tu grado de satisfacción, como ir atendiendo llamadas, contestar esos mails que se te han atascado o prestar atención a las notificaciones de tus redes.

Cuando acabe el día y tu recipiente esté lleno, tendrás dos cosas: otras 24 horas por delante y la satisfacción de haber avanzado, que será la encargada de impulsarte a continuar. 

Empezar a poner en práctica estas cosas no es difícil. Puedes comenzar por hacer la cama, como suele decirse. Es un acto automático, que no requiere estar muy despejado, y te pondrá el primer check antes de tomarte incluso el primer café. Esta tarea te dará una sensación de bienestar muy agradable desde bien temprano porque va a conseguir que te sientas capaz de conseguir tus objetivos.

No importa si lo que tienes que hacer es cerrar 10 ventas, hornear 400 magdalenas o doblar 1000 camisetas en el Zara de Gran Vía:

vas a darte cuenta de lo adictivo que resulta sentirte realizado en cada cosa que hagas.

 

Vamos a darte unos consejos que te ayudarán a organizar mejor tu tiempo en base a esta introducción que te acabamos de mostrar. ¿Preparado para que tu tiempo deje de “escasear”?

1. Haz una lista

Y que sea para ti como un guión para un artista: una estructura importante a la que debes ceñirte aunque tengas algo de margen para improvisar.

Ver reflejadas las cosas que tienes por delante te ayudará a tener una visión realista de la dimensión de las mismas en el tiempo. No importa que lo hagas en tu agenda, en un post it o en las notas de iPhone, pero hazlo.

No esperes que tu cabeza se acuerde de todo, ya que podrías llevarte algún que otro disgusto, y una vez que cojas el hábito de trasladar a un escrito lo que tienes pendiente, aprenderás a priorizar en el orden de las tareas para no dispersarte.

Si vas al supermercado a comprar sin una lista, terminas comprando cosas que en verdad no necesitas, así que ya sabes: ¡haz una lista!

2. Priorizar las tareas

El orden de importancia o urgencia de las acciones que tienes que llevar a cabo es un punto muy importante a tener en cuenta cuando te pones a trabajar.

Es crucial que distingas el grado de unas y de otras, porque si te pones en marcha sin saber qué checks te acercarán antes a tus objetivos, no avanzarás, o avanzarás menos, y sentirás frustración al dedicar tiempo sin llegar a tus metas.

3. Batching de tareas

O lo que viene a ser lo mismo: agrupa tareas que sean similares.

La cabeza necesita un tiempo de adaptación para estar concentrado en las cosas que tienes que hacer. Si te pones a escribir en tu blog y cada 10 minutos entras al mail, no te estarás enfocando con la intensidad necesaria en lo tienes que acabar.

El mail te llevará a hacer una llamada, la llamada a levantarte de tu lugar de trabajo… y la casa sin barrer.

Nuestro consejo es que dividas las tareas en bloques que compartan un contexto similar. Es preferible que dediques un rato a responder el mail y que no vuelvas a entra hasta el próximo momento que tengas programado para revisarlo, y así con todas las cosas que tengas que hacer.

Ganarás en productividad, llegarás antes a tu objetivo y perderás menos el tiempo, ¡garantizado!

4.El plan de acción de mañana debe estar listo antes de que te acuestes

Cuando terminas la jornada de trabajo tienes todas las ideas frescas, tu nivel de progreso en tus gestiones y proyectos claro y sabes perfectamente por dónde te llegas. Pero antes de que te vayas corriendo al gym, a tomarte una caña o a coger ese libro al que tienes tantas ganas, dedica unos minutos a determinar por dónde vas a empezar mañana. 

Con esto vas a conseguir que al día siguiente vayas directo al grano sin retroceder al día anterior, por lo que serás mucho más eficiente desde el primer momento y tendrás todo ready para comerte un día más.

Te recomendamos que tengas en cuenta estos puntos:

  • Revisa el calendario para tener en mente citas, entregas om compromisos que tengas al día siguiente.
  • Bandeja de entrada: echa un vistazo a mails, mensajes, documentos o notas que hayas tomado durante el día para determinar aspectos que pueden ser importantes para mañana.
  • Analiza el día de hoy. ¿Has hecho lo que tenías programado? ¿Has hecho incluso más? ¿Puedes mejorar algo por eso que ha quedado pendiente?

Si sigues estos pasos y tienes en cuenta estos consejos, mej0rarás como profesional.

Palabra de CoolNomad.

Además, si has estado priorizando y has aprendido a organizarte bien, cuando quede pendiente alguna cosa en un momento dado nunca será algo que hará que tiemble tu negocio o tu puesto de trabajo.

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